Запрос коммерческого предложения

Содержание:

Сроки заключения контракта

После подписания итогового протокола заказчик должен в течение одного дня разместить его в ЕИС

Обратите внимание: для работы в ЕИС, а также для участия в отдельных видах торгов необходима специальная электронная подпись

В протоколе нужно указать условия, предложенные  победителем и остальными участниками, а также их окончательные предложения. Победитель и заказчик должны подписать контракт не раньше семи дней и не позже 20 дней с даты публикации итогового протокола. Если документация по закупке предусматривает внесение обеспечения контракта, победитель обязан перечислить деньги.

В случае, когда победитель по какой-либо причине отказывается заключить контракт, поставщиком становится участник, занявший второе место. При этом заказчик может подать против отказавшегося участника иск для возмещения убытков.

Как искать ценовую информацию в ЕИС

В ЕИС целесообразно выбирать контракты, заключенные в своем регионе или ФО. Помимо цены, из реестра контрактов можно подчеркнуть и другую полезную информацию — наименования поставщиков, условия контрактов и прочее.

Как пользоваться реестром контрактов для расчета цены:

  1. Зайти в ЕИС и перейти в раздел «Информация о контрактах и договорах».
  2. Перейти в раздел «Реестр контрактов, заключенных заказчиками».
  3. Открыть расширенный поиск (ссылка под строкой). Он дает гораздо больше возможностей найти сопоставимые контракты.
  4. Применить разные фильтры. В первую очередь, нужно отметить статус контракта «Исполнение завершено». Можно указать диапазон дат, а также ограничить поиск по географическому признаку. Объект можно искать по наименованию, по коду ОКПД2. Если это лекарство, необходимо отметить галочкой соответствующий пункт.
  5. Когда все фильтры установлены, нужно произвести поиск. Система выдаст список контрактов, соответствующих установленным требованиям.

Разъяснения по теме

Заказчик при расчете НМЦК вправе указать цену меньшую, чем в предоставленных коммерческих предложениях.

Главное, чтобы такая цена соответствовала выделенным лимитам бюджетных обязательств.

Письмо Минфина № 24-01-10/37713 от 16.06.2017

Можно использовать коммерческие предложения потенциальных поставщиков, которые пришли на электронную почту в виде сканированных документов или с использованием факсимильной связи.

Письмо Минэкономразвития № Д28и-1308 от 10.05.2016

Источник статьи: https://gozakaz.ru/kak-oformit-zapros-kommercheskih-predlozhenij-dlya-obosnovaniya-nmczk/

Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений

В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:

  1. Ода к своей компании в стиле «Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла». Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
  2. Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний «Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…» Особенно забавно такое читать в холодных КП. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
  3. Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: «Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия».
  4. Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать и КП, и прайс, и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
  5. Грязный таргет-лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.
  6. Абстракция и вода. Чем еньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
  7. Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют КП без сегментирования — всем подряд. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать.

И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.

Ошибки, сводящие на нет эффективность КП

Распространенность КП как вида деловой документации позволила на опыте выявить ряд моментов, которых следует избегать, так как они не только могут снизить успешность вашего обращения, но и серьезно навредить репутации фирмы. Итак, предлагая купить у вашей организации определенный товар, помните, что недопустимы:

  • слишком длинные и запутанные фразы с периодами, перечислениями, придаточными частями;
  • самолюбование своим товаром и фирмой (замените выгодами для партнера);
  • общеизвестные вещи, особенно подробно расписанные;
  • подробные специфические обоснования товара;
  • сленг, двусмысленности, фамильярность.

Как ответить на запрос КП

Когда заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо, ему приходят официальные ответы от выбранных организаций. Ответ — это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя информацию:

  • полные реквизиты предприятия;
  • актуальную цену предоставляемого товара или услуги;
  • полное описание включенных в стоимость услуг с конкретными характеристиками и плановыми сроками выполнения, если подразумеваются определенные виды работ.

Ответ носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению коммерческого договора.

Срока действия полученные данные о стоимости не имеют. Это необходимо отметить в ответе. При использовании этого материала для расчетов в будущих периодах текущая цена проиндексируется в соответствии с коэффициентом пересчета.

Коммерческое предложение на поставку строительных материалов для бетонирования

Прочный фундамент вашей постройки

ООО «СтройСервис» предлагает приобрести материалы для осуществления бетонных работ:

  • песок;
  • бетон;
  • арматуру.

Что мы предлагаем:

  • возможность доставки на указанный адрес;
  • минимальный срок поставки (от двух часов);
  • цены на 15% ниже, чем у конкурентов (мы работаем с поставщиками напрямую);
  • высокое качество продукции (более 150 положительных отзывов за текущий год).

Почему стоит купить у нас?

  1. Невысокая сумма минимального заказа – от 3 тыс. руб.
  2. Предоплата в размере 10%, основной расчет после поставки.
  3. Для крупных партий товара возможна оплата в рассрочку.
  4. Гарантия соблюдения сроков – при просрочке более чем на 2 часа мы возвращаем 15% стоимости заказа.

Только в нашей компании специалисты бесплатно рассчитают для вас необходимое количество материалов для вашего объема работ!

Покупать у нас выгодно

До конца действия коммерческого предложения цены не изменятся, что бы не произошло на рынке. В стоимость включена доставка по городу.

Прайс-лист на нашу продукцию

Мы не скрываем своих цен!

Наименование товара Стоимость за куб. м
1. Бетон (марка М400) 2 200 руб.
2. Бетон для гидротехнических сооружений 2 450 руб.
3. Речной песок просеянный 260 руб.
4. Морской песок просеянный 750 руб.
5. Арматура, класс А500 (толщина от 6 мм) от 30 руб. за 1 м

Коммерческое предложение действительно до 30 декабря 2016 года.

Ответившему до конца месяца – скидка 10% на первый заказ.

Обращайтесь!

Позвоните по телефону (№№№) 555-55-55 (менеджер по работе с клиентами Метровченко Иван Петрович).

Напишите нам по электронному адресу

Полная информация о компании и продукции на официальном сайте www.stroyservis.ru.

Как получить сведения об актуальных ценах

Минэкономразвития опубликовал методические рекомендации, в которых пояснил, как следует применять методы для вычисления НМЦК (Приказ № 567 от 02.10.2013). По этим рекомендациям, чтобы получить сведения о рыночной стоимости, заказчик должен разослать запросы об актуальных расценках на товары или услуги по крайней мере пяти компаниям-поставщикам. А при подсчете самих НМЦК учитывать не менее трех ценовых позиций, предоставленных различными организациями (п. 3.19).

Алгоритм для подачи запроса:

  1. Выяснить основные характеристики объекта закупки (в количественном и качественном выражении), сделать его описание.
  2. Определиться с существенными условиями поставки, которые могут повлиять на цены (место расположения, необходимость в наладке, нужна ли гарантия и др.).
  3. Найти целевую аудиторию для рассылки запроса. Нужно учитывать, что поставщик должен иметь опыт аналогичных поставок (в течение предыдущих трех лет исполнять контракты без неустоек и др.). В этом процессе заказчику могут помочь информационно-поисковые системы, справочники организаций, находящиеся в общем доступе, а также реестр контрактов на ресурсе ЕИС.
  4. Оформить запрос на получение КП, а затем отправить его целевой аудитории по электронной почте либо факсимильной связи.
  5. Получить от организаций-поставщиков ответные письма с коммерческими предложениями, выполнить анализ текущих цен на блага и составить обоснование.

Рекомендации по отправке запроса

Отправить обращение можно разными способами. Если документ распечатан на бумаге, его можно вручить лично, отправить обычной почтой или с помощью курьера. Такой вид доставки уместен, если речь идёт о конкретном адресате, услугами которого уже приходилось пользоваться.

В остальных случаях целесообразно пользоваться цифровым форматом. Отправить запрос по электронной почте можно сразу нескольким адресатам, это не займёт много средств и времени.


Массовая рассылка запросов КП посредством электронной почты не займёт много времени, но обеспечит отклик большого количества потенциальных заказчиков

При отправке запроса КП через интернет следует учесть несколько нюансов:

  • перед отправкой желательно сделать телефонный звонок и сообщить о намерении отправить письмо с запросом;
  • не следует отправлять письмо «без темы» (даже если получатель является известным партнёром и накануне с ним состоялся разговор по телефону). Тему желательно конкретизировать, например: запрос коммерческого предложения по продвижению сайта, о сотрудничестве в сфере производства мягких игрушек, по аренде транспорта и пр.;
  • в тексте письма должно быть обращение к адресату по имени и отчеству, а также должны быть указаны свои данные: имя и фамилия. Следует также добавить краткую «заманчивую» фразу, которая заинтересует получателя и подтолкнёт к дальнейшим действиям. В конце письма обязательно должны быть контакты отправителя;
  • текст запроса лучше отправлять в формате PDF.

После того как организации-заказчику поступили ответные письма с коммерческими предложениями от потенциальных исполнителей, она может выбрать наиболее подходящее КП и приступить к непосредственному обсуждению условий сделки. Выбор КП может осуществляться директором общества или иным лицом, ответственным за заключение соответствующих контрактов. В крупных фирмах для этого могут создаваться целые конкурсные комиссии.


Конкурская комиссия рассматривает и оценивает каждое поступившее КП на предмет его соответствия требованиям заказчика

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Этапы проведения запроса предложений

1 этап. Заказчик готовит и публикует извещение о проведении запроса предложений в соответствии с ч. 4 ст. 83 44-ФЗ, документацию в соответствии с ч. 6 ст. 83 44-ФЗ и проект контракта, который будет заключен с победителем по результатам проведенной процедуры. Информация о проведении запроса предложений должна быть размещена в ЕИС не позднее чем за пять календарных дней до его проведения. Согласно ч. 5 ст. 83 44-ФЗ с момента размещения в ЕИС извещения о проведении запроса предложений заказчик не вправе отменять процедуру или вносить изменения в извещение и закупочную документацию.

2 этап. Прием заявок. Заявки на участие подаются в письменном виде, включают в себя документы, указанные в документации, а также платежное поручение, подтверждающее внесение обеспечения заявки (в случае установления такого обеспечения в документации).

3 этап. Рассмотрение заявок. Заявки участников рассматриваются на соответствие требованиям документации. Участники, которые не соответствуют требованиям, отклоняются, их предложения не оцениваются. По результатам рассмотрения составляется и размещается в день вскрытия конвертов в ЕИС выписка из протокола проведения запроса предложений с указанием причин отстранения участников от дальнейшего участия (если такие есть). После того, как все допущенные заявки оценены в соответствии с установленными критериями, комиссия фиксирует результаты в виде таблицы, которая включается в протокол проведения запроса предложений, где указываются условия, цена и прочие критерии оценки каждой из допущенных заявок

Важно отметить, что любой участник имеет право присутствовать при рассмотрении заявок, а также проводить аудио и видеосъемку

4 этап. Выбор победителя. После рассмотрения и оценки заявок комиссия готовит протокол проведения запроса предложений и оглашает условия исполнения контракта, содержащиеся в заявке, признанной лучшей, или условия, содержащиеся в единственной заявке на участие (ч. 11 ст. 83 44-ФЗ). После этого участникам предлагается направить окончательное предложение не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения запроса предложений (ч. 12 ст. 83 44-ФЗ).

Если все присутствующие участники отказались направить окончательное предложение, запрос предложений завершается.

Отказ участников направлять окончательные предложения фиксируется в протоколе и окончательными предложениями признаются первоначальные поданные заявки на участие. Открытие доступа к заявкам с окончательными предложениями осуществляются на следующий рабочий день после даты завершения проведения запроса предложений.

5 этап. Оценка окончательных предложений, подведение итогов запроса предложений. Комиссия проводит оценку окончательных предложений и готовит итоговый протокол. Итоговый протокол и протокол проведения запроса предложений размещаются в ЕИС в день подписания итогового протокола.

Выигравшим окончательным предложением является окончательное предложение, которое наилучшим образом соответствует установленным заказчиком требованиям к товарам, работам, услугам.

Если в нескольких окончательных предложениях содержатся одинаковые условия исполнения контракта, выигравшим окончательным предложением признается окончательное предложение, которое поступило раньше.

Критерии оценки заявок в запросе предложений (ст. 32 44-ФЗ):

  • цена контракта;
  • расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ;
  • качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки;
  • квалификация участников закупки, в том числе наличие у них финансовых ресурсов, на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов, опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации, специалистов и иных работников определенного уровня квалификации.

6 этап. Заключение контракта. Контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя, не ранее чем через 7 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола и не позднее чем через 20 дней с даты подписания протокола. Контракт заключается только после предоставления победителем обеспечения исполнения контракта.

Как составить письмо запрос или запрос коммерческого предложения?

Как правило, строгих рамок оформления этого документа нет.

Но он должен в обязательном порядке освещать следующие аспекты:

  • Повод, по которому было отправлено письмо.
  • Наименование товара, информацию о котором запрашивает адресант.
  • Условия и сроки оплаты поставки.

Правила составления документа

Грамотное составление бумаг — одна из основных составляющих любой успешной сделки.

Правильно оформленное обращение поможет:

Существуют правила составления данного запроса. Они подходят как для частных, так и для государственных документов.

При составлении письма придерживайтесь следующей последовательности:

  1. Реквизиты обоих участников сделки.
  2. Дата составления документа.
  3. Заголовок, который емко и точно отражает основную суть документа.
  4. Обращение к адресату.
  5. Краткое описание назначения письма.
  6. Непосредственно запрос или уточнение необходимой информации.
  7. Заявление о готовности к продуктивному и продолжительному сотрудничеству.
  8. Слова благодарности за предстоящий ответ.
  9. Подпись, ФИО и должность адресанта.

Образец документа официальное никем не утверждён, вот один из вариантов его оформления. Содержание запроса может меняться в зависимости от условий сделки.

Сценарии составления

Существует несколько сценариев составления этой бумаги:

  • Отправка делового письма после разговора с партнёром по телефону. Вы можете ссылаться на условия, обсуждаемые во время телефонного разговора. Приветствуется использование фраз «как мы договаривались по телефону». Этот приём довольно прост и не замысловат, но способен расположить к себе партнёра.
  • Упор на проблему. В письме вы можете предложить эффективное решение проблем контрагента, к примеру, плохой производительностью или низкими оборотами продукции.
  • Эффект неожиданности. Этот сценарий требует креативного, нестандартного подхода. Кроме того, необходимо соблюдать рамки делового письма и не выходить за них. Сделайте своему партнёру такое предложение о сотрудничестве, от которого он просто не сможет отказаться.
  • Презентация товара. К примеру, к письму вы прикладываете бесплатные образцы или фотографии своей продукции. У другого участника сделки формируется представление о том, с чем ему предстоит работать.

Пример коммерческого запроса

Рассмотрим простой пример данного письма.

О запросе предложений на поставку древесины

Наша производит качественную домашнюю утварь из натуральной древесины. В связи с увеличением объёмов производства нам необходимо увеличить запасы древесины до 30 тонн.

Просим отправить коммерческое предложение о поставке сырья в указанном объёме. В ответном письме укажите стоимость транспортировки и упаковки, порядок оплаты продукции.

Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках. Приветствуется предоставление копий документов, подтверждающих качество Вашей продукции.

Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения. С уважением Е

Алексеев Менеджер по снабжению

С уважением Е. Алексеев Менеджер по снабжению.

Как получается информация о расценках

Существуют специально разработанные рекомендации, которые позволяют применять методы определения НМЦК. Для того чтобы иметь нужные данные обо всех расценках, заказчику нужно отправить запросы о ценовой информации пяти компаниям. Какой алгоритм подачи такого запроса?

Для начала составляется полное описание объекта закупки, указываются качественные и количественные характеристики. Далее указываются существенные условия поставки товаров, влияющие на их цену. Затем следует выбрать целевую аудиторию рассылки. Как рекомендует Минэкономразвития, у поставщиков должен быть опыт поставок. Данный этап предполагает использование заказчиком информационно-поисковых систем или общедоступных справочных организаций.

На следующем этапе оформляется запрос, и его получают потенциальные партнеры. На заключительном этапе приходит ответ, анализируются данные и составляется обоснование.

Обязательно обращаем внимание, что коммерческое предложение по 44 Ф3 не имеет срока действия. Ответный документ эту информацию должен иметь

Это делается, чтобы исключались обоснования, когда применяется основа неактуальных цен.

Что касается расценок пошлого периода, то используется коэффициент пересчета, который приводит к текущему уровню. Нужно заниматься не только рассылкой запросов поставщикам. Рекомендуется еще проводить такие процедуры:

  • искать цены в реестре контрактов ЕИС;
  • собирать и анализировать общедоступную ценовую информацию.

Итак, мы узнали самую важную информацию об образце коммерческого предложения 44 Ф3. На специализированных сайтах можно запросто скачать такой образец. Как выяснилось, оформлять коммерческие предложения по 44 Ф3 совсем не сложно

Важно обладать необходимой информацией. Тогда все будет максимально понятно

Что такое запрос коммерческих предложений в закупках

Коммерческое предложение в закупках — это ответ поставщика на просьбу заказчика предоставить ценовую информацию.

Запросы же бывают двух типов: общедоступные и персональные. В первом случае заказчик на своем сайте или в ЕИС размещает сообщение о том, что он заинтересован в будущей покупке и предлагает всем желающим присылать данные по стоимости. Во втором — обращение направляется непосредственно конкретным поставщикам, их должно быть не менее пяти, согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России (утв. Приказом от 02.10.2013 № 567).

Закон не устанавливает требования к содержанию запроса. Но желательно оформить его на официальном бланке организации. В содержании следует максимально точно описать товар, работу или услугу, которые планируете закупать. Как правило, такое письмо содержит:

  1. Описание объекта закупки.
  2. Основные технических характеристики.
  3. Существенные условия исполнения контракта.
  4. Срок представления ценовой информации.

Информация о стоимости необходима заказчику, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Коммерческое предложение при этом должно полностью учитывать все условия закупки, для которой его запрашивают. Также оно должно иметь срок действия, в нем не просто должна быть отражена реальная стоимость товаров, работ, услуг без умышленного завышения или занижения, но и подробно указано, из чего она складывается (за единицу, с НДС или без, есть ли доставка и т.д.).

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику Иванову И. И. От руководителя Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

  1. В «шапку» вписываются:
    • название той фирмы, которой она адресована,
  2. название компании–заказчика,
  3. дата, номер и место составления документа,
  4. данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
  5. Далее в документ нужно внести:
  6. размер,
  7. вес,
  8. тару,
  9. прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

  1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
  2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
  3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Составление частного коммерческого запроса

Когда коммерческий запрос составлен по всем правилам, его не отправят в мусорную корзину. С ним внимательно ознакомятся и свяжутся с вами для обсуждения деталей сделки.

Пример оформления документа

Представленные ниже пункты необходимо перечислить в частном коммерческом запросе.

  • Перечень услуг или товаров, в которых заинтересован представитель организации.
  • Объёмы товаров и услуг, а также условия, интересующие заказчика.
  • Возможные сроки выполнения услуг или поставок товаров, которые сможет организовать исполнитель.
  • Условия оплаты, на которые согласен исполнитель.
  • Место, где будет оказана услуга или привезён товар.
  • Документальное оформление сделки — нужна ли предварительная заявка на заказ, есть ли необходимость в каких-либо сопроводительных документах. Это заключительный пункт, который должен присутствовать в коммерческом запросе частного порядка.
  • Точные реквизиты организации подающей запрос. Если таковое принято в компании, то запросу присваивается номер, а также точная дата создания документа.
  • Крайняя дата, когда ответ будет все ещё актуален для компании, подпись лица, составлявшего документ, с обозначением его должности, имени и фамилии.

Письмо клиенту на английском

Если вы обращаетесь к представителям иностранной компании, рекомендуется написать запрос на английском языке. В его содержательной части следует указать, из какого источника вы узнали о товаре или услуге, изложить просьбу о предоставлении конкретной информации и сделать предложение о сотрудничестве в заинтересовавшей сфере.

Грамотно составленный и оформленный запрос на английском языке обязательно повлечёт за собой обратную связь.

Отправка и доставка

Отправка и доставка коммерческих предложений частного порядка возможна тремя способами.

Наиболее популярный и удобный, но меньше всего привлекающий внимание исполнителя — онлайн-рассылка на электронные почтовые ящики организаций.
Доставка коммерческого запроса почтой в виде письма с уведомлением о получении.
Передача документа с помощью курьерской службы.

Креативный вариант частного запроса подходит для рассылки по электронной почте

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector