Инструкция: заполняем штатное расписание на 2021 год

Правила оформления приказа об утверждении штатного расписания

Определенной формы у приказа, утверждающего штатное расписание, нет. Поэтому оформляют его в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к организационно-распорядительным документам, с учетом особенностей создания организационно-распорядительной документации у работодателя (например, требование использовать определенный бланк).

В бланке обязательно должны быть указаны:

Подпишитесь на рассылку

  • название работодателя;
  • дата и место составления;
  • присвоенный номер;
  • тематика документа;
  • в основном тексте — суть распоряжения, дата начала его действия, перечень лиц, отвечающих за исполнение;
  • сведения о наличии приложения.

Подписать приказ может как сам руководитель, так и уполномоченное им лицо. Также в нем предусматривается место для подписей ознакомившихся с приказом сотрудников, использующих в работе штатное расписание, или руководителей соответствующих подразделений.

Основным правилом, применяемым при оформлении этого документа, является отсутствие в тексте предметных сведений, относящихся к утверждаемым должностям. Могут указываться лишь обобщающие данные. Это связано с необходимостью соблюдения тайны в отношении персональных сведений, касающихся конкретных лиц.

Не существует принципиальной разницы в оформлении распоряжений о введении нового расписания и внесении изменений в действующее. По этой причине образец приказа о введении нового штатного расписания и образец приказа об утверждении изменений в штатное расписание отличаются только содержанием одного из пунктов основного текста.

***

Штатное расписание отражает структуру состава работников у конкретного работодателя. В нем весь штат делится по структурным подразделениям, должностям и относящейся к ним численности. Применительно к каждой должности приводится указание оклада и доплат к нему.

Новое расписание утверждают в самом начале ведения деятельности и в тех случаях, когда изменения, вносимые в действующий документ, значительны по объему. Утверждение осуществляется путем издания приказа, подписываемого руководителем работодателя. Оформляется этот документ так же, как и любое другое распоряжение, но с учетом того, что сведения из самого штатного расписания в его тексте не должны фигурировать. Таблица со штатным расписанием всегда является приложением к утверждающему ее документу.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».

Как заполнить документ

Перед началом использования приложения заполнить расстановку сотрудников в 1С ЗУП можно двумя способами:

  1. Автоматически путем переноса уже имеющихся данных в электронном виде. Этот вариант выполняется без вмешательства пользователя и рекомендован разработчиками.
  2. Самостоятельно путем ввода нового документа из раздела Данные на начало эксплуатации приложения.

При автоматическом создании пользователю программы 1С достаточно проверить, правильно ли перенесены данные. В случае ручного создания необходимо вводить такую информацию:

Реквизиты сотрудника, дату начала его работы, структурное подразделение предприятия и занимаемая должность;
Размер заработной платы, то есть обычные начисления за выполнение трудовых обязанностей;
Количество ставок и порядок пересчета;
Порядок выплаты авансового платежа

Обратите внимание, что в 1С ЗУП версии 2.5 применяется новый вид, который отсутствовал ранее в кадровом приложении;
График выполнения трудовых обязанностей сотрудников;
Присвоенный квалификационный разряд, если они используются в компании;
Данные о положенных и использованных отпусках.. При необходимости в приложение можно ввести данные о периодах работы, за которые не нужно рассчитывать платежи

Например, если до ввода в эксплуатацию новой версии 1С ЗУП для сотрудника был оформлен документ, подтверждающий его отсутствие на работе. Если в течение этого времени был выполнен переход, то нужно указать дату окончания такого отсутствия, чтобы за это время не начислять зарплату. Такие ситуации возникают, например, для матерей, ухаживающих за детьми возрастом до 3 лет

При необходимости в приложение можно ввести данные о периодах работы, за которые не нужно рассчитывать платежи. Например, если до ввода в эксплуатацию новой версии 1С ЗУП для сотрудника был оформлен документ, подтверждающий его отсутствие на работе. Если в течение этого времени был выполнен переход, то нужно указать дату окончания такого отсутствия, чтобы за это время не начислять зарплату. Такие ситуации возникают, например, для матерей, ухаживающих за детьми возрастом до 3 лет.

При переносе в программе 1С ЗУП могут возникнуть ошибки, которые нужно исправить вручную. Например:

  1. Автоматически не проставляются отметки для работников, которые работают на предприятии по трудовому договору с указанным конечным сроком действия. Такая информация требует коррекции в ручном режиме.
  2. Из-за разницы в порядке начисления аванса в старой и новой версии 1С ЗУП возможны ошибки при начислении первого авансового платежа. Данные необходимо скорректировать вручную и проверить способ оплаты аванса.
  3. Ошибка в дате приема на работу. Нужно проверить данные в документах, которые составляются при переносе данных.
  4. Ошибки в списке начислений для работника. Необходимо проверить, правильно ли выбраны способы начисления. Переносятся только плановые, поэтому если дополнительные отсутствуют, их необходимо добавить.

После заполнения начального документа его нужно провести в учете, нажав соответствующую кнопку.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2021 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа — согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

  • лица, занимающие руководящие должности;
  • группа лиц, специально созданная с этой целью;
  • работник отдела кадров;
  • экономический отдел;
  • юр.отдел;
  • отдел по организации труда и зарплате.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и  стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров  созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

  • изначально указывается руководство;
  • производственные;
  • вспомогательные.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

  • Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
  • Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
  • Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
  • Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
  • Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как правильно составить штатное расписание в 2021 году

В соответствии с письмом Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1 работодатель не обязан ознакамливать сотрудников со штатным расписанием.

Для чего нужен генератор штатного расписания онлайн?

Использование генератора значительно ускоряет процесс вывода на печать готовых документов.

При составлении штатного расписания необходимо опираться на следующие принципы организации труда и управления человеческими ресурсами:

  • Должен быть утвержденный бизнес-план на год или проект годового плана, в котором определены годовые задачи, виды деятельности, объемы работ.
  • Разработана организационная структура, в которой указано: какие подразделения будут реализовывать бизнес-план, как будет осуществляться взаимодействие.
  • Количество штатных единиц по каждому направлению работы должно планироваться в соответствии с нормами труда и видами работ.
  • Размер должностных окладов можно определить на основе среднестатистических показателей по заработной плате по отрасли в регионе.
  • Систему премирования разработать исходя из ресурсов и возможностей компании или в соответствии с законодательными нормативами для государственных учреждений.

Согласно унифицированной на законодательном уровне форме Т-3 штатное расписание состоит из 10 граф:

  • «Структурное подразделение» – вписываются все структурные подразделения в соответствии с действующей организационной структурой компании. Обязательно должен быть административный и производственный блок.
  • «Код» – каждому подразделению присваивается код в соответствии с Положением о номенклатуре дел в документообороте компании. Документы хранятся и архивируются в соответствии с данными кодами.
  • «Должности» – в каждом подразделении должен быть руководитель, желательно, чтобы был заместитель руководителя подразделения. Согласно бизнес-плану определяются специалисты, которые будут выполнять работу подразделения. Название должности и квалификационный разряд определяют по общероссийскому классификатору профессий.
  • «Количество ставок» по каждой должности определяется в соответствии с объемами запланированных работ и нормами труда. Необходимо знать выработку по каждой профессии за единицу времени. Например, один кадровый работник по нормам полностью ведет 50 постоянных работников в организации. По каждой профессии есть свои установленные стандарты или их надо выявить. Это возможно сделать двумя способами:

    • экспертным методом;
    • провести «полевые» замеры.

    Обычно создается группа из 3-5 экспертов, которые заполняют оценочные листы. Данные усредняются и выявляется показатель объема работ за единицу времени. При полевом исследовании измеряется, сколько видов деятельности и каких делает средний работник за единицу времени. На этой основе определяется количество тарифных ставок.

  • «Должностной оклад» – это фиксированная неизменная часть заработной платы работников. Устанавливается в соответствии с категориями или требуемой квалификацией на основе отраслевых показателей заработной платы и внутренними нормативными актами компании.
  • «Надбавки» – включаются все надбавки, которые положены по данной должности в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными документами компании.
  • «Всего» – в данном разделе подсчитывается предельный ежемесячный или годовой размер вознаграждения по каждой должности и фонд оплаты труда.
  • В разделе «Примечания» указываются особые условия, например, если необходимо указать заработную плату еще и в долларах США.
  • Бухгалтерский баланс
  • Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
  • Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
  • Отчет о финансовых результатах
  • Расчет по страховым взносам
  • Платежная ведомость
  • Приходный кассовый ордер
  • Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности

Особенности и примеры заполнений

Как уже упоминалось немногим выше, для составления штатного расписания компании/организации предназначена унифицированная форма №Т-3. Однако, хотя данная форма и является унифицированной, для организаций разных отраслей она заполняется несколько по-разному. Далее рассмотрим примеры составления штатного расписания для таких организаций:

  1. IT компании.
  2. Авиакомпании.
  3. Салона красоты.
  4. Туристической компании.
  5. Клининговой компании.

IT компания

Рассмотрим пример составления штатного расписания современной IT (айти) компании, а точнее, её информационно-технологического отдела:

1. Руководство отдела: Директор по вопросам информационных технологий – 1 ед. (единица).
2. Служба системного сопровождения и администрирования:

  1. Руководитель службы – 1 ед.
  2. Системный программист – 2 ед.
  3. Системный администратор – 1 ед.
3. Инженерно-техническая служба:

  1. Руководитель службы – 1 ед.
  2. техник по обслуживанию и ремонту – 1 ед.
  3. инженер-электроник – 1 ед.
4. Служба прикладного программного обеспечения и автоматизации управления бизнес-процессами (АУБП):

  1. Руководитель службы – 1 ед.
  2. Инженер-программист – 2 ед.
  3. Программист-администратор 1С – 2 ед.

Фактическая заработная плата (ФЗП) отдела — Оклад + премиальная надбавка. Премиальная надбавка — 15% от оклада.

Авиакомпания

Поскольку структура такой организации, как авиакомпания, достаточно сложна, приводить примеры штатного расписания для неё в рамках данной публикации нецелесообразно. Поэтому приведём лишь основную информацию по штатным расписаниям, характерную для авиакомпаний.

Штатным расписанием авиакомпании закрепляется численный и должностной состав организации. В нём также указывается должностные оклады сотрудников. Штатное расписание авиакомпании также включает в себя перечень следующего содержания:

  • Должностной состав.
  • Сведения о численности штатных единиц.
  • Информация о фонде оплаты труда.
  • Штат кабинного и лётного экипажей, стоящих на балансе авиакомпании воздушных судов, штат диспетчерской службы, технический персонал и т. д.

За утверждение штатного расписания авиакомпании ответственен Генеральный директор организации.

Салон красоты

Верно составленное штатное расписание должно включать в себя, кроме всего прочего, ещё и следующую информацию:

  1. Иерархически выстроенный перечень подразделений салона.
  2. Перечисление занимаемых должностей с указанием количества человек, занимающих ту либо иную из них.
  3. Общую численность штатных единиц.
  4. Размер зарплаты, а также составляющих её частей соответственно с каждой занимаемой должностью.
  5. Предусмотренные дополнительные выплаты и надбавки, а также порядок начисления таковых.

Штат салона красоты может быть достаточно разнообразным, в плане специальностей. И всё это разнообразие рекомендуется прописывать в штатном расписании.

Туристическое агенство

Штатное расписание туристической компании может быть представлено, к примеру, в следующем виде:

Наименование должности Кол-во работников
Директор 1
Зам. Директора (заместитель директора) 1
Главный менеджер 1
Главный бухгалтер 1
Менеджер по организации поездок и экскурсий 1
Менеджер по организации международного туризма 4
Менеджер, ответственный за реализацию теплоходных маршрутов 1
Водитель автомобильного транспорта 1
Технический и подсобный работник 1
ИТОГО 12

Далее должна идти информация о заработной плате, различных предусматриваемых надбавках, премиях и т.д.

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

  1. Наименование бумаги и дату ее составления.
  2. Наименование компании.
  3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
  4. Срок действия выписки.
  5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector