Основные обязанности менеджера по закупкам

Структура должностной инструкции

При создании должностных инструкций сотрудники придерживаются типового формата. Он включает в себя следующие пункты:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • условия работы.

Пяти разделов достаточно для того, чтобы затронуть все аспекты профессиональной деятельности контрактного управляющего. В них содержится краткая информация о том, каких результатов ожидает руководство от сотрудничества и какую инициативу сотрудник может проявлять.

Общие положения

Раздел «Общие положения» затрагивает такие вопросы:

  • категория работников, к которой принадлежит контрактный управляющий;
  • перечисление лиц, которым контрактный управляющий подчиняется;
  • приказ, на основании которого сотрудник назначается на должность;
  • категории сотрудников, которые уполномочены замещать контрактного управляющего в случае его отсутствия;
  • квалификационные требования (образование, опыт работы, спецкурсы и т.д.);
  • нормативные акты, которые контрактный управляющий должен знать;
  • навыки, которые контрактный управляющий должен использоваться в процессе трудовой деятельности.

Справка! В общих положениях содержится обязательная ссылка на российское трудовое законодательство, которым руководствуется начальство.

Должностные обязанности

Должностные обязанности посвящены всем функциям, которые контрактный управляющий обязан выполнять на рабочем месте. Обязанности управляющих на разных предприятиях могут отличаться друг от друга. Соответственно, одна и та же должность не подразумевает идентичных инструкций.

Документ должен учитывать специфику деятельности сотрудника и адекватно отображать ее. В обобщенном виде обязанности контрактного управляющего включают в себя следующие пункты:

  • создание планов закупок;
  • создание планов-графиков для работы с закупками;
  • проведение закупок и заключение контрактов;
  • организация консультаций с поставщиками;
  • организация экспертизы закупаемой продукции.

Справка! Полномочия контрактного управляющего предусматриваются ФЗ №44.

Права

В разделе «Права» перечисляются все инициативы, которые контрактный управляющий уполномочен проявлять в рабочем процессе. К числу таких инициатив относятся:

  • внесение предложений по улучшению работы предприятия в пределах своей компетенции;
  • взаимодействие с прочими структурными подразделениями;
  • запрашивание у сотрудников документов, анализ которых находится в компетенции контрактного управляющего;
  • своевременное оповещение руководства о нарушениях или некорректном выполнении распоряжений;
  • требование от начальства условий работы, которые не препятствовали бы решению текущих задач.

Ответственность

Ответственность наступает для контрактного управляющего в том случае, если он превышает свои полномочия. Проступки, совершаемые сотрудником, могут быть как умышленными, так и непреднамеренными. Наказание, которое будет примерено к контрактному управляющему, зависит от тяжести сделанной им ошибки. К числу возможных санкций относятся:

  • выговор;
  • понижение в должности;
  • штраф;
  • увольнение;
  • судебное разбирательство.

Ответственность, с которой может столкнуться контрактный управляющий, имеет несколько уровней:

  • дисциплинарная;
  • гражданско-правовая;
  • административная;
  • уголовная.

Справка! Все санкции, предъявляемые к сотруднику, не должны выходить за рамки российского трудового законодательства.

Условия работы

Завершающий раздел должностной инструкции посвящается условиям работы. В нем уточняются все особенности, которые предполагает должность контрактного управляющего. К этим особенностям могут относится:

  • ведение переписки с заказчиками на иностранных языках;
  • необходимость в служебных командировках;
  • характер занятости.

Информация о сотруднике

На последней странице должностной инструкции содержится информация о сотруднике, которому документ посвящен. Отображаются следующие сведения:

  • ФИО;
  • наименование организации;
  • паспортные данные;
  • подпись;
  • дата ознакомления с инструкцией.

Печать на документе не ставится.

Профстандарт «Эксперт»

Задачи проведения экспертизы и консультирования, оценки продукта включает профстандарт эксперта в сфере закупок. Закрепленные трудовые функции — такой же перечень.

Аналогичная система классификации от минимального уровня сложности к максимальному прослеживается и здесь, их всего три:

  1. Уровень 6 — консультирование (мониторинг рынка, справки).
  2. 7 — экспертиза (в отношении процедур и исполнения контрактов).
  3. 8 — работы по консультированию и экспертизе (управление организацией, аттестация, исследование проблем).

Для минимального предела необходимы высшее, дополнительное профессиональное образование с опытом практических навыков не менее 3 лет.

Для среднего уровня требуется высшее образование (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное и не менее 4 лет работы.

Для максимальной ступени придется получить такое же образование, как для средней, но период осуществления профдеятельности не может составлять менее 5 лет, в том числе менее 3 на руководящих должностях.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Структура резюме специалиста по закупкам

Традиционная анкета соискателей – это шаблон, который состоит из обязательных разделов, следующих в определенной последовательности:

  1. Личные сведения – ФИО, информация о дате рождения, месте проживания, контактные данные.
  2. Образование – презентация всех оконченных учебных учреждений. Раздел можно дополнить сведениями о семинарах, тренингах, курсах повышения квалификации. Вся информация должна быть подтверждена дипломами и сертификатами.
  3. Опыт работы – перечень мест работы, который целесообразно составить из двух-трех пунктов, разместив в обратном хронологическом порядке. Здесь же можно указать ваши должностные обязанности и достижения на занимаемой должности.
  4. Профессиональные навыки и умения – краткий перечень знаний, которые актуальны для инженера по снабжению.
  5. Рекомендации с предыдущего места работы – наличие сопроводительного письма или контакты предыдущего начальства будут весомым плюсом для соискателя.

Резюме закупщика образец которого можно найти на нашем сайте, можно дополнить фото в деловом стиле.

Цели создания и основные виды деятельности отдела закупок

На основании сложившейся практики применения указанных выше федеральных нормативных актов можно выделить следующие цели создания отделов закупок внутри различных видов государственных и муниципальных заказчиков:

  • осуществление различных конкурентных и неконкурентных закупочных мероприятий для заключения наиболее выгодных контрактов в рамках удовлетворения нужд государственных и муниципальных заказчиков;
  • проведение мероприятий, направленных на улучшение исполнения ранее заключенных контрактов и договоров (в том числе посредством заключения дополнительных соглашений об улучшении условий исполнения ранее возникших обязательств по исполнению контракта или договора контрагентом заказчика);
  • формирование механизма прозрачного проведения конкурентных и неконкурентных процедур, а также реализация принципов такого механизма с целью исключения рисков коррупционной составляющей, а также рисков нарушения законодательства о защите конкуренции;
  • предотвращение действий, целью которых является нарушение действующего законодательства не только в сфере закупок, но и в других сферах, в том числе в экономической.

Для того чтобы указанные выше цели реализовывались без нарушений действующих норм федерального закупочного законодательства, отдел закупок (либо единоличные сотрудники, занимающие соответствующие должности) выполняет следующие действия:

  • готовит в соответствии с установленными потребностями заказчика и размещает в Единой информационной системе в сфере закупок планы-графики осуществления закупок. В силу того, что потребности заказчика могут регулярно меняться, на плечи отдела закупок ложится также обязанность по обязательной корректировке сформированного плана-графика закупок и размещение информации о таких изменениях в указанной информационной системе;
  • размещение на всех официальных сайтах, в первую очередь, на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, информации о тех закупочных мероприятиях, которые планируется проводить. Размещаются отделом закупок не только извещения о проводимых закупках, но также и документации к ним, а также протоколы, отражающие каждое действие заказчика в рамках проводимой закупки;
  • подготовка перечня потенциальных участников, разработка приглашений к участию для них в случае проведения закрытых тендерных процедур и подготовка для передачи таким участникам всей необходимой для ознакомления документации по такой закупке;
  • проведение закупочной процедуры до момента заключения контракта с определенным победителем такой процедуры. Однако проводить такую закупочную или тендерную процедуру отдел закупок государственного или муниципального заказчика может только в том случае, если проведение такой процедуры позволяет функционал самого подразделения;
  • в рамках осуществления претензионной работы государственного или муниципального заказчика – проведение работы по подготовке документов для ведения такой претензионной работы;
  • в рамках своих функциональных обязанностей специалисты отдела закупок принимают участие в мероприятиях по обжалованию проведенных закупочных процедур, а также по результатам таких процедур;
  • проведение консультативных мероприятий по вопросам функционирования рынка, а также по вопросам взаимодействия с потенциальными исполнителями по контрактам и договорам для определения возможностей организации различных видов закупочных процедур, направленных на удовлетворение нужд государственных и муниципальных заказчиков.

Какие требования предъявляются к должности?

Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:

  • Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
  • Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
  • Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
  • Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
  • Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
  • Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
  • Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
  • Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
  • Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.

Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам

Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.

Образец и правила составления инструкции

Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Рекомендуем вам также ознакомиться с юридически правильным образцом трудового договора с сотрудником, пример составления можно посмотреть тут.

Требования к знаниям и умениям

Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.

Специалист по закупкам должен знать:

  • основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
  • особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
  • ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
  • все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
  • классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
  • принципы/правила организации закупок;
  • особенности документального сопровождения этого процесса;
  • правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.

Специалист по закупкам должен уметь:

  • отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
  • отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
  • составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
  • проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
  • владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
  • разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
  • анализировать и отбирать заявки;
  • оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
  • организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.

Специалист должен руководствоваться в работе:

  • законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
  • должностной инструкцией;
  • трудовым договором;
  • внутренними актами компании.

Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:

  1. Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
  2. Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
  3. Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
  4. Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
  5. Обработка результатов.
  6. Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.

Права сотрудника

Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.

Ответственность специалиста

Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.

В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «ПИОН» Воронов А.В.

____________________

«10» декабря 2021 года

І. Общие положения.

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

4. Менеджер по закупкам обязан знать:

  • основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
  • порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
  • ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
  • правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
  • методы планирования снабжения организации;
  • нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • принципы ценообразования, организацию закупок;
  • формы учета и отчетности, принятые в организации.

5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • уставом организации;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

  1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
  2. Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
  3. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
  4. Осуществляет документальное сопровождение сделок.
  5. Контролирует исполнение обязательств сторон.
  6. Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
  7. Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
  8. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
  9. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
  10. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
  11. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
  12. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
  13. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
  14. Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
  15. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права.

Менеджер по закупкам имеет право:

  1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
  3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
  4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
  5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
  6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность.

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

  1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.
  2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
  3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
  4. Умышленное предоставление недостоверной информации.
  5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
  6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
  7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
  8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

  • Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
  • Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

  • очная;
  • заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

  • очная форма;
  • заочная форма;
  • дистанционная форма;
  • семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

  • Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
  • Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Потери качества закупаемого сырья

КАК происходит:

  1. Ущерб Качеству при опытном Снабженце. Здесь также как с бюджетом обширное поле для творчества: Если на Предприятии не поставлен «Входной контроль качества»: В этой ситуации можно завозить что угодно, глядишь это «проглотит» внутренний заказчик (например, производство).
  2. Если на Предприятии поставлен «Входной контроль качества»: Здесь обычно работает инерционная схема «Первый проверили, остальные – такие же». На контроль качества недобросовестный Снабженец привозит нормальное (качественное) сырье. Затем, если поставка идет партиями (частями) или приходит сразу большое поступление: Первые партии проверили или провели контроль на входе большого поступления – убедились, что это нормальное (качественное) сырье; А вот следующие партии или товары «внутри» уже пришедшего поступления – это уже товары более низкого качества по «нормальной» цене. Сюрприз!!! Тут опять же «Разницу — в карман!». Двойной удар — и по Качеству, и по Бюджету…

Ущерб Качеству при ленивом или неопытном Снабженце. Здесь, как и с бюджетом – все в руках уже недобросовестного Поставщика, когда работает схема «Что смогу, то поставлю». В итоге сначала страдает Качество сырья и материалов (молчим про Бюджет), потом Качество выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли. Опять же Вашей прибыли…

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector